Wat kost koffie op kantoor per medewerker?

Je wilt goede koffie op kantoor, en je wilt weten wat dat kost. Niet een vaag bedrag per maand, maar wat het per medewerker is, en waar dat bedrag uit bestaat. Hieronder rekenen we het stap voor stap voor je uit: hoeveel koffie een medewerker drinkt, wat die koffie kost, en wat de machine doet met de rekening.

Alle bedragen zijn exclusief btw en bedoeld als rekenvoorbeeld. Wat het bij jullie precies wordt, hangt af van de koffie die je kiest en van hoeveel jullie drinken. Dat zetten we in een voorstel op één pagina, met de prijs per kop erbij.

Hoeveel koffie drinkt een medewerker?

Reken op 2 tot 3 koppen per persoon per dag. Sommige collega's drinken er vijf, anderen drinken thee; gemiddeld komt een kantoor meestal uit rond 2,5 koppen per medewerker per dag.

Een kop koffie uit een volautomaat vraagt ongeveer 7 gram gemalen bonen. Een jaar heeft ongeveer 220 werkdagen. Dan wordt het:

• 2,5 koppen × 7 gram = 17,5 gram per dag
• 17,5 gram × 220 werkdagen = 3,85 kg per jaar

Eén medewerker drinkt dus bijna 4 kg koffie per jaar. Een team van 25 collega's komt op ongeveer 96 kg per jaar, dat is 8 kg per maand.

Wat kost die koffie per jaar?

Bonen voor een volautomaat kosten grofweg 20 tot 36 euro per kilo, exclusief btw. Onderin die bandbreedte zit een degelijke, standaard melange; bovenin zit specialty koffie met een bekende herkomst. Lees ook wat goede koffie kost: daar leggen we de kiloprijzen verder uit.

Per kop is dat 14 tot 25 cent: 7 gram van een kilo van 20 euro is 14 cent, van een kilo van 36 euro is het 25 cent. Per medewerker per jaar:

• 3,85 kg × 20 euro = 77 euro per jaar
• 3,85 kg × 36 euro = 139 euro per jaar

Dat is 6 tot 12 euro per medewerker per maand voor de koffie zelf. Melk of topping, suiker en thee komen erbij; meestal een paar cent per kop. Bekers of servies horen er ook bij, als je die niet al hebt.

En de machine?

De machine is het grootste verschil tussen aanbieders, want die kun je op drie manieren betalen.

• Bruikleen. Je betaalt niets apart voor de machine: die zit in de prijs per kilo koffie, net als het onderhoud en de bezorging. Bij Black kan dat vanaf 4 kg koffie per maand. De kiloprijs ligt dan iets hoger dan bij koffie zonder machine.
• Huur. Een vast bedrag per maand voor de machine, en de koffie per kilo erbij. Handig als je onder de grens voor bruikleen zit of liever geen afname afspreekt.
• Koop. Eenmalig een bedrag, daarna alleen koffie. Een Jura X8 voor een klein team kost in onze webshop vanaf 2.989 euro (november 2026); een grote volautomaat met verse melk voor een druk kantoor kost een veelvoud. Het onderhoud spreek je apart af.

Wil je weten welke vorm bij jullie past, lees dan koffiemachine kopen, huren, leasen of in bruikleen.

Rekenvoorbeeld: 25 collega's

Stel: 25 collega's drinken elk 2,5 koppen per dag. Dat is 63 koppen per dag, 96 kg koffie per jaar en 8 kg per maand.

• Koffie: 96 kg × 20 tot 36 euro = 1.920 tot 3.456 euro per jaar, ofwel 160 tot 288 euro per maand.
• Machine: gratis in bruikleen, want 8 kg per maand zit boven de grens van ongeveer 4 kg. Onderhoud, storingen en bezorging zitten erin.
• Per medewerker: 6,40 tot 11,50 euro per maand voor de koffie, plus melk, suiker en thee.

Voor minder dan een tientje per medewerker per maand staat er dus een volautomaat met verse bonen, die wordt onderhouden en elke week wordt bijgevuld. Een kop koffie buiten de deur kost meer dan een week koffie op kantoor.

Cups en capsules: goedkoper of duurder?

Cups en capsules lijken goedkoop omdat de machine goedkoop is. Per kop zijn ze meestal duurder dan bonen, en ze geven veel afval. Voor een heel klein team dat weinig koffie drinkt, kunnen ze toch handig zijn: geen onderhoud, geen bonen die oud worden. Vanaf een paar collega's die dagelijks koffie drinken, wint een volautomaat met bonen het op prijs én smaak. In de beste koffieoplossingen voor op kantoor zetten we de opties naast elkaar.

Wat kost koffie op kantoor: samengevat

• Een medewerker drinkt ongeveer 4 kg koffie per jaar.
• Die koffie kost 77 tot 139 euro per medewerker per jaar, exclusief btw.
• Per kop: 14 tot 25 cent voor de koffie, plus een paar cent voor melk en suiker.
• De machine zit bij bruikleen in de kiloprijs; bij huur betaal je per maand, bij koop eenmalig.
• Vanaf 4 kg koffie per maand kan de machine bij Black gratis in bruikleen.

Wil je het voor jullie kantoor precies weten? Vraag een proefweek aan: dan zetten we een week een machine neer en krijg je daarna een voorstel op één pagina met de prijs per kop.